Использование новых электронных подписей от ФНС для торгов

В 2022 году изменились правила выдачи электронной подписи (ЭП или ЭЦП). Теперь руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают квалифицированную ЭП в ФНС или её доверенных лиц. На сотрудников организаций и доверенных представителей ИП — в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Эксперты компании Калуга Астрал, входящей в состав Ассоциации "РОСЭУ", рассмотрели, отличается ли электронная подпись, выданная в налоговой, от той, что выдают в удостоверяющих центрах, и можно ли её использовать в закупках.

Электронная подпись от ФНС

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) от ФНС является аналогом собственноручной подписи и имеет такую же юридическую силу. Она состоит из открытого и закрытого ключа, а также сертификата ЭП, в котором содержатся сведения о владельце и срок действия ЭЦП. Её нельзя получить по доверенности. Индивидуальный предприниматель или юридическое лицо должны лично явиться в отделение налоговой. Перед этим нужно подготовить пакет документов и сертифицированный ключевой носитель — токен или смарт-карта. На них запишут подпись. Обслуживание граждан ведётся в порядке живой очереди в отделении ведомства. Предварительная запись не требуется. Существует способ, при котором ИП и юрлица могут получить квалифицированную электронную подпись быстрее, воспользовавшись услугами сторонних компаний.

Уполномоченные сотрудники организаций и доверенные представители ИП используют КЭП, которые получают в коммерческих удостоверяющих центрах. Электронная подпись нужна работникам, так как они работают с отчётностью, взаимодействуют с контрагентами и участвуют в закупках. Выбранный УЦ должен быть аккредитован Минцифры. Их количество ограничено. Актуальный список таких УЦ указан на сайте министерства. Электронная подпись, выданная в центре, который не содержится в данном перечне, будет недействительна и не будет иметь юридическую силу. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Когда в закупках нужна ЭП

Торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ проходят на электронных торговых площадках (ЭТП). Они могут быть как государственными, так и коммерческими. Чтобы в них участвовать, необходима регистрация в Единой информационной системе (ЕИС) в сфере закупок, где размещается актуальная информация для поставщиков, заказчиков и контролирующих органов. Для ЭТП и ЕИС и нужна квалифицированная электронная подпись. Она подтверждает личность участника. Также КЭП понадобится на всех этапах выбранной закупки. С помощью неё происходит:

• получение банковской гарантии;
• подача заявки;
• подпись электронной документации;
• предложение цены;
• заключение контракта;
• заверение акта выполненных работ.

В государственных и коммерческих закупках квалифицированную электронную подпись используют все: как поставщики, так и заказчики. Работать на ЭТП могут предприниматели, руководители организаций, их сотрудники и доверенные представители.

Подойдёт ли ЭП от ФНС для госзакупок

Как уже было сказано, квалифицированная электронная подпись подтверждает личность подписанта и имеет такую же юридическую силу, как её рукописный аналог. Её формат и правила использования регулируются государством, а технические средства защиты сертифицированы ФСБ. Поэтому пользователь может применять КЭП ФНС в электронном документообороте на законных основаниях и подписывать ею любые цифровые документы.

Квалифицированная электронная подпись ФНС подходит для:

• регистрации онлайн-кассы;
• заключения сделок;
• подписания трудовых договоров;
• сдачи отчётности в контролирующие органы;
• взаимодействия с партнёрами, поставщиками и покупателями;
• а также для участия в государственных и коммерческих закупках.

Как оформить электронную подпись

В коммерческом УЦ

Для оформления электронной подписи в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре нужно выбрать тариф, оформить заявку и подтвердить личность. Важно помнить, что заказать подпись можно только на своих сотрудников или доверенных лиц. Доверенным может быть ответственный работник, бухгалтер или представитель сторонней компании, оказывающей данные услуги.

В УЦ «Калуга Астрал» не обязательно лично посещать офис. С услугой «Выездная идентификация» специалист компании сам приедет к клиенту в назначенное место и время. Также удостоверяющий центр позволяет дистанционно продлевать сертификат электронной подписи. Для этого нужна действующая электронная подпись. Новую КЭП можно выпустить в личном кабинете, подписав документы уже существующей.

В удостоверяющем центре ФНС

Для получения ЭЦП в ФНС, индивидуальному предпринимателю или директору организации необходимы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• токен или смарт-карта и сертификат соответствия.

Токен должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России. На сегодняшний день это модели: Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 PKI/ГОСТ.

Как настроить рабочее место для электронной подписи

Также ИП, руководителям, сотрудникам и доверенным представителям нужно настроить рабочее место. На компьютер устанавливают средство криптографической защиты информации (СКЗИ):

• КриптоПро CSP — для создания электронной подписи и защиты информации;
• КриптоАРМ — для взаимодействия КЭП с веб-страницами.

У программ есть пробный период, по истечении которого, потребуется купить лицензию.

Что в итоге получает клиент УЦ ФНС

После посещения налоговой будущий владелец получает то же самое, что и ранее мог получить в коммерческом удостоверяющем центре, но только на бесплатной основе. Это токен с записанной электронной подписью и сертификат ЭЦП сроком действия 15 месяцев. Её нужно установить, и можно сразу использовать, в том числе и для участия в государственных и коммерческих закупках.

Электронную подпись нельзя скопировать из ключевого носителя на другой токен или компьютер. ФНС выдаёт неэкспортируемые ЭЦП. Сделано это для того, чтобы избежать компрометации. Подписью должен пользоваться только владелец, не передавая его третьим лицам, даже своим сотрудникам. Ответственный работник или доверенный представитель должен работать только с личной подписью из коммерческого удостоверяющего центра. Для организаций — это ЭЦП сотрудника юрлица, для ИП — электронная подпись физлица.

Что поменяется в 2023 году

В 2023 году нововведений в порядке работы с электронной подписью в области закупок нет. Меняются правила применения КЭП сотрудниками организаций и доверенными представителями. Также некоторые виды ЭЦП перестанут работать. Ниже рассмотрим изменения по пунктам:

1. Руководители юрлица и ИП больше не смогут работать с электронными подписями, полученными в коммерческих УЦ. Ранее выданные ЭЦП действуют до 31 августа 2023 года, далее они станут недействительными. С ними нельзя будет вести юридически значимый документооборот и участвовать в коммерческих и государственных закупках.
2. Сотрудники юрлица и доверенные представители должны будут использовать личную электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность — МЧД. Правило вступает в силу 1 сентября 2023 года.

МЧД — это доверенность, созданная в цифровом виде. Имеет машиночитаемый формат для автоматического распознавания в информационной системе. Документ содержит данные о доверителе, доверенном лице и информацию о переданных полномочиях. Также указан срок действия доверенности.

3. Электронные подписи сотрудников организации, выданные в коммерческих удостоверяющих центрах, перестанут действовать с 1 сентября 2023 года. Чтобы работать от имени организации или индивидуального предпринимателя, нужно приобрести КЭП физлица и использовать её вместе с МЧД. Подпись физлица выдают в коммерческих УЦ.

Если подписи не поменять вовремя, ИП, юрлица, сотрудники и доверенные представители не смогут участвовать в государственных и коммерческих закупках.

Как подготовиться к изменениям в 2023

Чтобы участвовать в коммерческих и государственных закупках, директору юридического лица и индивидуальному предпринимателю нужно подготовиться.

1. В первую очередь понадобится получить на себя электронную подпись в налоговой и настроить рабочее место. Сделать это нужно до 1 сентября 2023 года. Те клиенты, которые уже имеют действующую ЭЦП от ФНС, могут продлить сертификат подписи удалённо, через личный кабинет налогоплательщика. С ней получится зарегистрироваться на ЭТП, получить аккредитацию в ЕИС и подписывать любые электронные документы.
2. Настроить сотрудникам доступ к участию в закупках. Так как подписью руководителя организации или ИП можно пользоваться только владельцу, сотрудникам или внештатным специалистам нужно приобрести электронную подпись физлица. Полномочия передаются с помощью МЧД. Также следует передать пароли от различных профилей. Для государственных закупок — это профиль Госуслуг компании и личный кабинет ЕИС. Для коммерческих — ЛК ЭТП или иной профиль, который предусматривает конкретная электронная площадка.

Подведём итоги

1. Использовать новые электронные подписи от ФНС можно для участия в государственных и коммерческих закупках.
2. Подписи сотрудника юридического лица, ИП и руководителя организации, полученные в коммерческом УЦ, перестанут действовать 1 сентября 2023 года.
3. ИП и руководители юридического лица должны получить электронную подпись в ФНС до 1 сентября 2023 года.
4. Электронная подпись ФНС выдаётся в единственном экземпляре и только лично владельцу. Её нельзя скопировать.
5. Сотрудникам юрлица и доверенным представителям необходимо получить квалифицированную электронную подпись физического лица до 1 сентября 2023 года. Выдают такие ЭЦП только в коммерческих УЦ.
6. ИП и руководителю юрлица нужно создать машиночитаемые доверенности и передать полномочия сотрудникам или доверенным лицам. МЧД даёт право доверенным лицам представлять доверителя в закупках.
7. Обязательное использование МЧД вступает в силу с 1 сентября 2023 года.