Перечень базовых терминов, используемых в отрасли электронного документооборота
- ECM-система - система управления информационными ресурсами предприятия.
- ID абонента – идентификатор участника электронного документооборота, выданный оператором, необходимый для авторизации и маршрутизации транспортного пакета.
- Автоматизированная форма регистрации документов - способ регистрации документа с использованием специального программного обеспечения.
- Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
- Администратор кадрового электронного документооборота - лицо, назначенное приказом Организации, ответственное за осуществление контроля доступа к Информационной системе, перехода на кадровый электронный документооборот, за выполнение поручений Организации по созданию, использованию, обработке и хранению электронных документов нормативного, распорядительного и иного характера, образующихся в процессе правовых взаимоотношений между работодателем и работником.
- Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
- Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы организации, в которой он был подготовлен.
- Вспомогательный электронный документ (ВЭД) - структурированный набор данных, значимых для хозяйствующего субъекта и создаваемых получателем.
- Входящий документ - официальный документ, поступивший в организацию.
- Гарантия целостности – процедура подписания транспортного пакета ЭП Оператора отправителя Документа.
- Дата официального документа - реквизит официального документа, который содержит дату создания или подписания документа.
- Двухсторонний электронный документ - электронный документ, который подписывают два хозяйствующих субъекта.
- Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
- Доверенная третья сторона (ДТС) – это юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами; по созданию и проверке метки доверенного времени; по подтверждению действительности электронных подписей, используемых при подписании электронного документа, в том числе установлению фактов того, что соответствующие сертификаты действительны на определенный момент времени, созданы и выданы аккредитованными удостоверяющими центрами, аккредитация которых действительна на день выдачи этих сертификатов; по проверке соответствия всех квалифицированных сертификатов, используемых при подписании электронного документа, требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами; по проверке полномочий участников электронного взаимодействия; по созданию и подписанию усиленной квалифицированной электронной подписью доверенной третьей стороны квитанции с результатом проверки усиленной квалифицированной электронной подписи в электронном документе с достоверной информацией о моменте ее подписания; по хранению данных, в том числе документированию выполняемых доверенной третьей стороной операций.
- Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и предназначенный для передачи информации во времени и в пространстве.
- Документирование — деятельность, связанная с записью информации на различных носителях информации по установленным правилам.
- Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
- Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.
- Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.
- Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
- Закрытое логическое сообщение – ЛС, по ЦЭД в составе которого требуется единомоментно получить либо подтверждения факта принятия, либо подтверждения факта отказа.
- Извещение о получении документа (ИОП) – ВЭД, являющийся XML-файлом установленного формата, фиксирующий факт получения получателем Документа.
- Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - электронный документооборот в сфере трудовых отношений, предназначенный для создания, подписания, использования и хранения работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – защищённый вид ЭЦП, создаётся с помощью средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП имеет силу личной подписи с печатью и не требует дополнительных соглашений о применении. Документ, подписанный такой ЭП, имеет юридическую силу и признаётся государством. Требования к УЦ, выпускающим КЭП, строже – их отбирает Минцифры России.
- Конвертация электронного документа - преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания. Не допускается проведение конвертации в отношении электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
- КС-2 – Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2.
- КС-3 – Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3.
- Личный кабинет - информационный ресурс, размещенный в Информационной системе, предназначенный для реализации участниками кадрового документооборота электронного взаимодействия.
- Логическое сообщение (ЛС) – ТЭД, представляющий собой единицу передачи информации между Операторами, состоящую из нескольких файлов и содержащую в себе информацию о передаче комплекта электронных документов и/или электронных подписей и/или машиночитаемых доверенностей между Операторами.
- Машиночитаемая доверенность (МЧД) – ТЭД, являющийся XML-файлом установленного формата, дающий право лицу, на которое выдана доверенность, совершать действия при электронном документообороте от имени хозяйствующего субъекта, выдавшего доверенность. Может передаваться как вложенный файл в составе ЛС вместе с подписью к доверенности или как набор атрибутов, позволяющий контрагенту получить информацию об МЧД.
- Многосторонний электронный документ - электронный документ, который подписывают три и более хозяйствующих субъекта.
- МХ-1 - акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение. Применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю.
- МХ-3 - акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Применяется для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение.
- Наименование вида документа - реквизит документа, обозначающий вид документа.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) - удостоверяет личность владельца и обеспечивает неизменность документа. НЭП заверяют документы с контрагентами и внутри компании, если заключено бумажное соглашение об использовании подписи.
- Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
- Номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации.
- Объем документооборота - характеристика документооборота, представляющая собой количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
- Односторонний электронный документ - электронный документ, который подписывает только один хозяйствующий субъект.
- Оператор – Оператор электронного документооборота - юридическое лицо, осуществляющее функции по обеспечению электронного документооборота и соответствующее требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также иным требованиям, утверждаемым Правительством Российской Федерации или федеральным органам исполнительной власти.
- Открытое логическое сообщение – ЛС, ЦЭД в составе которого не требуют единомоментного и единообразного получения либо подтверждения факта принятия, либо подтверждения факта отказа.
- Отправитель - хозяйствующий субъект или физическое лицо, который инициирует начало документооборота путем отправки электронных документов получателю.
- Оферта – адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Перевозчик – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу/
- ОЭДО-1 - оператор электронного документооборота, заключивший договор по обмену электронными документами с отправителем.
- ОЭДО-2 - оператор электронного документооборота, заключивший договор по обмену электронными документами с получателем.
- Пакет – группировка электронных документов на прикладном уровне.
- Подтверждение даты отправки электронного документа (ПДО) - подтверждение об отправке ЭД с указанием даты и времени отправки ЭД, подписанное усиленной квалифицированной ЭП.
- Подтверждение даты получения электронного документа (ПДП) - подтверждение о получении ЭД с указанием даты и времени поступления ЭД, подписанное усиленной квалифицированной ЭП.
- Первичная документация - документ, который подтверждает хозяйственную операцию: продажа товаров, покупка материалов у поставщиков, оказание услуг клиентам, выплата зарплаты сотрудникам и других (счёт, акт выполненных работ, договор и пр.).
- Подпись электронного документа - это значит, что к файлу документа прикрепляется файл электронной подписи. Для этого пользователю необходимо иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Подойдет тот, которым подписывается электронная отчетность.
- Подтверждение Оператора – ВЭД, являющийся XML-файлом установленного формата Подтверждения даты отправки документа (ПДО), фиксирующий факт получения Оператором Документа и направления его получателю.
- Получатель - хозяйствующий субъект или физическое лицо, который получает электронный документ от отправителя.
- Поручение экспедитору (ПЭ) - Документ, определяющий перечень и условия оказания экспедитором (Транспортной компании) клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции. Инициатором документа является грузоотправитель. Документ отправляется в адрес Грузоперевозчика (Транспортной компании). Документ подписывается КЭП каждой из сторон.
- Предложение об аннулировании документа (ПОА) –
- Претензия – сообщение контрагенту о том, что он не исполнил или ненадлежащим образом исполнил свои обязательства.
- Приглашение (ПР) – специальный ЦЭД, использующийся для двухстороннего согласования установления ЭДО между хозяйствующими субъектами и обеспечивающий обмен необходимыми для этого реквизитами сторон.
- Прикладной уровень ЭДО - уровень взаимодействия хозяйствующих субъектов порядке обмена Документами. На прикладном уровне описан порядок формирования и обмена Документами, подтверждения их получения или отказа в получении.
- Простая электронная подпись (ПЭП) - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. По смыслу настоящего Положения под ПЭП понимается логин и пароль работника при входе в Информационную систему.
- Регистрация документа - подтверждение создания или получения документа путем внесения в регистрационно-контрольную карточку основных сведений о документе и присвоения ему регистрационного номера.
- Регламент ЭДО – порядок осуществления обмена электронными документами.
- РНД – регистрационный номер документа.
- Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
- Система планирования ресурсов предприятия (ERP) — это программное обеспечение, помогающее предприятиям автоматизировать основные бизнес-процессы и управлять ими для достижения оптимальной производительности. ERP-система координирует поток данных между корпоративными бизнес-процессами, предоставляет единый источник достоверных данных и оптимизирует бизнес-процессы по всему предприятию.
- Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла.
- Счет–фактура – документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
- Технологическая квитанция (ТК) – ТЭД технологического уровня, предназначенный для фиксации факта передачи ЛС или ПР, и результат его обработки от Оператора другому Оператору.
- Технологический уровень – уровень взаимодействия Операторов в целях обеспечения настоящего регламента.
- Технологический электронный документ (ТЭД) - упорядоченный набор данных, описывающий параметры транзакции, фиксирующий этапы прохождения ЦЭД.
- Титул 1 - электронный документ (информация отправителя), сформированный отправителем в соответствии с требованиями к формату электронного документа, установленными ФНС России. Титул 1 подписывается ЭП.
- Титул 2 - электронный документ (информация получателя), сформированный получателем в соответствии с требованиями к формату электронного документа, установленными ФНС России (является ответной частью на Титул1). Титул 2 подписывается ЭП.
- Товарно-материальные ценности (ТМЦ) - Это часть материально-производственных запасов, которые приобретаются с целью перепродажи.
- Транспортная квитанция (ТрК) – ТЭД транспортного уровня, предназначенный для фиксации факта получения ТП и результат его обработки, при передачи его от Оператора другому Оператору. Документ представляет собой СМS-сообщение с присоединенной ЭП Оператора получателя Документа, включающее в себя один XML-файл с транспортной квитанцией.
- Транспортный пакет (ТП) – ТЭД, представляющий собой единицу передачи информации на технологическом уровне, состоящую из СМS-сообщения с присоединенной ЭП Оператора, включающее в себя ZIP-файл, который содержит одно или несколько ЛС и ПР, либо один XML-файл с технологическими квитанциями.
- Транспортный уровень - уровень взаимодействия программных средств с использованием конкретных сетевых протоколов.
- Уведомление о принятии документа (УОП) – ТЭД, являющийся ЭП получателя Документа в формате CMS, фиксирующий факт принятия (согласия с условиями) полученного Документа.
- Уведомление об уточнении документа (УОУ) – ВЭД, являющийся XML-файлом установленного формата, фиксирующий факт несогласия получателя Документа с полученным Документом, допускающий корректировку, исправление Документа или отказ от подписи.
- Удостоверяющие центры (УЦ) - организация специализирующаяся на выдачи и сопровождения электронных подписей
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи, сертификат ключа проверки электронной подписи которого выдан аккредитованным удостоверяющим центром и с применением сертифицированных средств криптографической защиты информации.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) - получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи, при этом сертификат ключа проверки электронной подписи может быть выдан неаккредитованным удостоверяющим центром, с применением несертифицированных средств.
- Участники кадрового электронного документооборота - работодатель (Организация) и его работники, которыми было дано согласие на взаимодействие с Организацией путем электронного документооборота или, которые были уведомлены о необходимости взаимодействия с работодателем (Организацией) путем электронного документооборота согласно требованиям законодательства Российской Федерации.
- Факт доставки – выполнение всех необходимых действий Оператором получателя Документа по обеспечению технического и физического доступа к Документу получателем и формирование ИОП;
- Факт отказа - выполнение всех необходимых действий получателем Документа для подтверждения своего несогласия с полученным Документом и формирование УОУ. С этого момента обе стороны считают Документ не согласованным;
- Факт отправки – формирование Документа отправителем, осуществление необходимых действий по отправке Документа через Оператора и получение подтверждения даты и времени отправки Оператором;
- Факт передачи – выполнение всех необходимых действий Оператором отправителя Документа по передаче Документа Оператору получателя Документа. Передача Документа фиксируется ТК. С момента передачи Документа ответственность за дальнейшую доставку Документа переходит к Оператору получателя Документа. Оператор получателя с момента направления Оператору отправителю ТК об успешном приеме Документов не позднее 4 часов должен доставить содержащиеся в ЛС Документы соответствующему получателю Документов;
- Факт приема Оператором – прием Оператором транспортного пакета, и передача отправителю ТрК об успешном приеме ТП.
- Факт принятия - выполнение всех необходимых действий получателем Документа для подтверждения своего согласия с поступившим Документом и формирования УОП. С этого момента обе стороны считают Документ согласованным;
- Формат электронного документа — структура содержательной части электронного документа.
- Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.
- Целевой электронный документ (ЦЭД) - содержательный упорядоченный набор данных, передача которого важна для Отправителя по существу инициированного документооборота.
- Электронная подпись (КЭП) – реквизит Документа, предназначенный для защиты данного Документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа ЭП, установить отсутствие искажения информации в Документе и для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Электронная регистрационно-контрольная карточка документа - форма, содержащая набор полей, предназначенных для ввода реквизитов документа.
- Электронная товарно-транспортная накладная - документ, подтверждающий факт перевозки груза. Служит основанием для подтверждения расходов на перевозку товара и оформляется организацией (продавцом или покупателем) только в том случае, если поставка осуществляется силами стороннего перевозчика.
- Электронный архив документов - система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.
- Электронный документ — любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе.
- Электронный документооборот – механизм по работе с документами в электронном виде, т.е. движение документов в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления), а также способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно.
- Электронный дубликат - представленная в форме электронного документа копия документа на бумажном носителе.
- Электронный путевой лист (ЭПЛ) - Документ, подтверждающий расходы на перевозку, в нем фиксируются, например, задание водителю, расходы горючего. Документ составляет работодатель водителя.
- Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Источники
- ГОСТ Р ИСО 18829
- Законопроект № 1173189-7 Об электронных архивах
- Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности ФНС России (Протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности от 25.12.2020 № 34)
- Технология обмена электронными документами между операторами электронного документооборота
- Глоссарий электронного документа и архива
- Словарь терминов Диадок.Логистика
- Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ
- Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390
Информация подготовлена Ассоциацией «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг» (Ассоциация «РОСЭУ»).