Международный Форум ЭДО состоится 1 ноября 2023 года. Регистрация по ссылке
15 ноября в Москве успешно прошел III Всероссийский Форум ЭДО, организованный Академией Информационных Систем при поддержке и участии ФНС России и Ассоциации «РОСЭУ».
Открыло Форум пленарное заседание, участие в котором приняли замглавы ФНС России Александр Егоричев, замглавы Минтранса России Дмитрий Баканов, директор Правового департамента Минцифры России Роман Кузнецов, а также гендиректор СКБ Контур Михаил Сродных и вице-президент X5 Group Станислав Богданов. Модератором дискуссии выступил президент Ассоциации «РОСЭУ» Юрий Малинин.
Александр Егоричев рассказал об актуальных потребностях пользователей ЭДО и самого ЭДО, а также поделился планами по развитию ЭДО. По его словам, у России есть все шансы занять лидирующую позицию в мире по уровню развития электронного документооборота, но для этого нужно не останавливаться на достигнутом и улучшать его каждом этапе жизненного цикла от создания до хранения документа.
«Есть целая дорожная карта с планом мероприятий с целью масштабирования электронного документооборота в секторе B2B. В краткосрочной перспективе — легализация машиночитаемых доверенностей и их промышленное использование, перевод наиболее востребованных документов в электронный вид, упрощение процедуры взаимодействия операторов между собой, то есть роуминга, и ориентиры по дальнейшему госконтролю», — пояснил замглавы ФНС.
Александр Егоричев отметил запрос на масштабирование Госключа, а также внедрения мобильной и облачной подписей.
Вовлечение МСП
Мобильная ЭП действительно необходима для привлечения малого бизнеса, согласен Михаил Сродных. Если в крупных компаниях сотрудники, как правило, трудятся в офисе, то в небольших им часто приходится работать «в полях» — в таких условиях нужно подписывать документы буквально на ходу, отмечает гендиректор Контура.
Пока переход на ЭДО преимущественно происходит в крупном бизнесе. Важная задача отрасли — расширить этот опыт на малый и средний бизнес. На Форума этому вопросу была посвящена отдельная сессия, участие в которой в частности приняла Корпорация МСП.
Дополнительное финансирование — одним из наиболее очевидных подходов к стимулированию такого перехода. Президент «РОСЭУ» Юрий Малинин представил разрабатываемый совместно с ФНС России и операторами ЭДО проект, который позволит представителям МСП получать субсидии на внедрение ЭДО.
Другой шаг, который позволит облегчить переход, — сделать его максимально простым и удобным. Чтобы добиться этого в Контуре работают над увеличением скорости интеграции и стараются снизить порог вхождения, чтобы пользователь мог самостоятельно интегрировать модули в работу учетной системы, пояснил Михаил Сродных.
Исходя из опыта общения X5 Group с представителями малого и среднего предпринимательства, для небольших компаний внедрение ЭДО также ускоряет бизнес-процессы, подчеркнул Станислав Богданов.
«У нашей компании есть успешные кейсы внедрения электронного документооборота, — говорит вице-президент X5 Group Станислав Богданов. — Для упрощения работы с поставщиками малого и среднего бизнеса в Х5 автоматический обмен счетами-фактурами стал ещё одним шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками. Также мы реализовали личный кабинет сотрудников на корпоративном портале, который позволяет дистанционно заказать нужные справки, посмотреть график работы, спланировать или перенести отпуск. В основе таких технологий лежат сложные алгоритмы, но на выходе — это ориентированный на сотрудников продукт, простой и удобный» – комментирует, вице-президент X5 Group.
В ходе дискуссии эксперты также обсудили экономику электронного документооборота, инструменты перехода на ЭДО и его оптимизации внутри компаний, а Андрей Ананьев из Эвотора ОФД рассказал, какие ещё есть инструменты для быстрого перехода на ЭДО в малом и среднем бизнесе.
Машиночитаемая доверенность
До конца 2022 года в соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты будет создан единый формат машиночитаемой доверенности на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты.
Единый формат МЧД позволит упростить документооборот не только в секторе B2B, заявил Александр Егоричев: «Важно, чтобы документы, созданные по утвержденным форматам, применялись везде: как в бизнесе, так и в государственных органах. При этом нужно учитывать интересы не только крупного бизнеса, но и совсем небольших компаний и предпринимателей».
Эксперимент по апробации технологии обмена МЧД Налоговая служба запустила в сентябре 2021 года. Технология распределенного реестра, на базе которой и происходит обмен, позволяет оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменениях с электронной доверенностью и не прикладывать саму доверенность к каждому документу. Информационные системы ФНС России, которые позволяют проверять полномочия подписанта, не только предоставляют транспортную сеть для пользователей, но и обеспечивают проверку данных. За год к эксперименту присоединились Федеральная нотариальная палата, Почта России, Росстат, ВТБ, все крупные операторы ЭДО и др.
«Единый формат МЧД необходим — считает Роман Захаров из X5 Group. — Розничная сеть взаимодействует в среднем с 30 контролирующими органами. Если каждый госорган будет утверждать свою форму МЧД (что допускает действующее законодательство), и, соответственно, — свой формат, нам потребуется еще больше времени для адаптации к новым условиям работы».
Он также назвал внедрение МЧД «масштабной и дорогостоящей реформой». По его словам, X5 Group понадобилось для этого 12 месяцев и 300 млн рублей, а возможное ухудшения экономической ситуации в ИТ и смежных отраслях может «кратно увеличить» затраты.
При этом в Федеральной нотариальной палате подчеркнули, что опыт применения предшествующих форматов поможет усовершенствовать новый формат: «Мы заинтересованы в скорейшем апробировании реальных кейсов на уже существующем формате, чтобы учесть полученные результаты в следующем формате», — пояснил Михаил Веселов.
В ходе посвященной МЧД сессии эксперты Форума обсудили, насколько ГИС готовы к переходу на МЧД и поделились своим видением оргструктуры обмена МЧД. Они также обсудили разработанную Минцифры дорожную карту по переходу на МЧД, которую Правительство должно одобрить до сентября 2023 года.
Бизнес устраивает вектор развития МЧД в России в целом и эксперимент по применению блокчейн-платформы ФНС в частности, считают в Контуре:
«У нас, как у оператора ЭДО, больше 2000 участников проекта МЧД, — поясняет Роман Акимов. — По нашим ощущениям, компании будут формировать МЧД в своих системах или системах операторов и хранить на блокчейн-платформе ФНС России. Мы не слышали ни одного негативного комментарий от организаций в сторону того, что предлагает ФНС России».
Представитель компании также обратил внимание на трудности, возникающие при проверке доверенности. Он считает, что необходимо подготовить методические рекомендации по уже имеющемуся опыту отрасли и опубликовать рекомендованный формат заявления об отмене доверенности и регламент обмена реквизитами МЧД в виде метаданных между операторами ЭДО в тех случаях, когда их невозможно включить в электронный документ.
Отдельное внимание в ходе дискуссии было уделено составу классификатора полномочий МЧД. По словам представителя Минцифры России Александра Тютрюмова, Минцифры заинтересовано, чтобы полномочия состояли из субъекта, объекта, действия и опциональных полей. При этом в Михаил Веселов уточнил, что «закрыть» все случаи классификатор не сможет, поэтому «форматом предусмотрена возможность ручной обработки, чтобы полномочия могли быть изложены текстом».
Трансграничный ЭДО
Минцифры по согласованию с ФСБ России намерено внести изменения в 63-ФЗ в части возможности признания иностранной электронной подписи (ЭП) на основании договора между хозяйствующими субъектами, рассказал Роман Кузнецов. Мера даст участникам иностранных правоотношений полномочия использовать национальные ЭП без международного договора. В худшем случае она будет приравнена к неквалифицированной ЭП, добавил он.
В случае принятия соответствующих поправок переход на ЭДО с зарубежными партнерами значительно упростится, уверен Михаил Сродных. Глава Контура также отметил отсутствие на практике реализации института привлечения доверенной третьей стороны (ДТС) при проверке ЭП:
«Нужна реализация нормативной базы со стороны ФСБ: мы ждем, когда служба наделит статусом ДТС конкретные организации, для начала хотя бы одну. Я уверен, что всё это сильно поможет развитию международного ЭДО, а значит, и международной торговли».
Согласился с этим и Александр Егоричев, который назвал «утопичной» идею о заключении международных договоров о взаимном признании ЭП с каждым государством. Он рассказал о позитивном опыте использования ДТС с Беларусь и планах его повторения с Арменией, а также заявил, что ФНС России выпустит «максимально общую и публичную методику» по трансграничному взаимодействию.
ЭДО на транспорте
На Форуме ЭДО эксперты обсудили внедрения ЭДО в сфере транспорта в рамках отдельной сессии, в которой были представлены мнения всех вовлеченных в создание, функционирование и развитие системы сторон.
С 1 сентября в России благодаря полномасштабному внедрению ГИС ЭПД появилась возможность оформления в электронном виде ряда документов на автотранспорте, в том числе электронных транспортных накладных (ЭТрН), электронных сопроводительных ведомостей и электронных заказ-нарядов. Согласно пояснениям Минтранса России, с 1 марта 2023 года в этот перечень войдут электронный путевой лист, электронный договор фрахтования и электронный заказ (заявки).
«Если говорить о переходе на электронные документы на транспорте, зачастую речь идет о том, что у многих транспортных компаний уже есть ЭДО, для перехода им нужно лишь выбрать оператора ИС ЭПД, донастроить вместе с ним электронный документооборот и бизнес-процессы и обучить сотрудников» — объяснила эксперт Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика», глава Национального союза экспертов в сфере транспорта и логистики Ольга Федоткина.
Первые же итоги проверки ЭТрН на дорогах на пленарном заседания подвел замглавы Минтранса Дмитрий Баканов. Проверка на дорогах ЭТрН базово основывается на оффлайн проверке через QR-код, сказал он, объяснив, что текущий подход, при котором операторы из реестра ФНС преобразуют накладную в QR-код, а ГИБДД в ручном режиме довела их до личного состава субъектов Федерации и протестировала, ведомство устраивает.
«Внедрение электронных перевозочных документов кратно сокращает ненужные транзакций и ускоряет процесс оплаты. Все это сделано на основании запроса рынка», — заверил он.
По словам заместителя министра, окончательную оценку текущего эксперимента давать пока рано. Минтранс планирует сделать это по итогам 2023 года. При этом замглавы ведомства считает, что с высокой долей вероятности ЭДО на транспорте будут делать обязательным по секторам, но у бизнеса будет время приспособиться к нововведению.
Кадровый ЭДО
Сессия по кадровому электронному документообороту (КЭДО) осветила вопросы его пользы для организаций, особенности платформ для работы с КЭДО и возможности для перевода госслужащих и коммерческих организаций на КЭДО.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости, прокомментировал нынешнюю ситуацию с КЭДО так: «Цифровизация надзора не может опережать цифровизацию трудовых отношений. Уницифировать кадровые документы, вернуться к формам Госкомстата не планируется. Вопрос обязательности введения КЭДО для работодателей не рассматривается. В полном объеме в части КЭДО портал Работа в России заработает в 2023 году (в том числе будет исключено ограничение на количество сотрудников)».
Об опыте перехода на кадровый ЭДО рассказали эксперты Контура и ООО «Юнилин»:
«При выборе системы кадрового ЭДО главными критериями стали надежность оператора, безопасность хранения и передачи данных. Также важны понятный интерфейс и возможность подключить сервис к программе 1С. Мы быстро внедрили типовой модуль. В результате специалист отдела персонала оформляет документы в своей учетной системе, направляет на подпись из 1С и контролирует их статусы там же. Сотрудники заходят в сервис с рабочих ноутбуков, подписывают кадровые документы одним нажатием кнопки, создают заявления с помощью готовых шаблонов в сервисе. Всем стало удобнее. Мы снизили временные затраты минимум в три раза как для удаленных сотрудников, так и для специалиста отдела персонала» – комментирует Галина Погодина, директор по персоналу ООО «Юнилин»
Екатерина Смагина, руководитель направления электронного документооборота IT-компании «Такском», представила участникам форума решение «Такскома» для кадрового документооборота (КЭДО). Его ключевое преимущество в следующем: сотрудникам организаций, кроме HR-отдела, не нужно устанавливать какую-либо программу на компьютер – для получения, заверения электронной подписью и отправки документа в отдел кадров используется мобильное приложение. А предварительное согласование документов можно вести в корпоративной электронной почте или в мессенджерах, например, в Telegram.
О своем опыте развития КЭДО рассказал представитель X5 Group Иван Ефремов, владелец продукта Дирекции управления персоналом и оргразвития Департамента управления методологией сервисной поддержки и цифровых приложений. На примере единого приложения сотрудника «Пятёрочки» были показаны простота коммуникации, процесс подачи заявок и постановки задачи, а также об особенностях цифровых hr-сервисов.
Маркировка
На форуме заявили, что маркировка стала драйвером развития электронного документооборота в России.
Руководитель департамента интеграционных решений ЭДО компании «Такском» Елена Апарина отметила, что с подключением новых товарных категорий к маркировке растет доля пользователей ЭДО.
«С момент запуска маркировки в табачной отрасли произошел глобальный скачок подключения к ЭДО. Активность подключений в тот момент выросла на 50-60%. Сейчас мы также видим, как с подключением новых товарных категорий к маркировке растет доля пользователей ЭДО. Таким образом, можно сказать, что маркировка является драйвером для перехода компаний в цифру и стимулирует их к переходу на электронный документооборот", - сказала Апарина.
В свою очередь эксперт Центра развития перспективных технологий (ЦРПТ, оператор маркировки) Александр Кривоносов отметил, что ЭДО - это еще и инструмент снижения рисков и затрат для бизнеса. «Поэтому особенно важно, что к экосистеме маркировки подключены операторы ЭДО, обеспечивающие 100% потребность рынка. Ведется активная системная работа с коллегами, чтобы технологические решения партнеров опережали постоянные запросы участников оборота», - сказал он.
Электронные архивы
В рамках дискуссии по теме электронных архивов эксперты из сферы бизнеса совместно с заместителем начальника отдела Департамента развития цифровой экономики, Минэкономразвития России Александром Яльцевым разобрались, как в итоге сделать этот процесс удобным и комфортным для большинства организаций и каждого гражданина. Ведь именно удобство и эффективность, как отметил на прошлом Форуме ЭДО глава ФНС России Даниил Егоров, является драйвером для развития электронного документооборота.
«Основной ограничивающий фактор при переходе на электронные документы — опасение пользователей в сохранности документов и сохранении их юридической значимости», — объясняет руководитель отдела разработки программ документооборота «1С» Александр Безбородов.
На Форуме он рассказал о долговременном хранении, технологиях, выработанных стандартах, законодательстве в этой сфере и методологии перехода на архив электронных документов, а также представил сервис «1С:Архив».
Однако серьезную озабоченность у экспертов вызвал предлагаемый к принятию законопроект об электронных архивах, грозящий банкам многомиллиардными потерями.
«Обсуждаемая сейчас версия поправок к законопроекту предполагает, что финансовые организации смогут не хранить бумажные копии документов, только если подписавшая их другая сторона согласится на это, — объяснил заместитель директора по направлению «Эффективное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Соболев. — Для банков это означает, что все клиенты, однажды подписавшие какие-либо документы, должны будут вновь прийти в отделение и подписать согласие на создание электронного дубликата, что, порой, не представляется возможным по тем или иным причинам».
По словам эксперта ВТБ Дмитрия Ушакова, принятие документа в текущей редакции приведет к тому, что банки могут отказаться от перевода бумажных архивов в цифру, так как это станет для них невыгодно. Он добавил, что сейчас банкам приходится тратить на хранение миллиарды рублей.
Однако даже если банки продолжат цифровизацию, конверсия бумажных архивов в электронный формат в случае утверждения этих требований будет не выше 30%, говорит Дмитрий Соболев, призывая законодателей привлечь к обсуждению документа представителей бизнеса.
«Для признания действительности электронной подписи на момент подписания существуют различные технологии.
Во-первых, применение международных стандартов для длительного хранения, что подходит фактически при любых требуемых законом сроках хранения документов.
Во-вторых, квитирование, когда при приеме документа на хранение создается квитанция и подписывается сертификатом с длительным сроком действия. Здесь возможно автоматическое переподписание, если истечет срок действия такого сертификата.
И в-третьих, использование сертификатов электронной подписи с пятилетним сроком действия. В этом случае будет отличаться срок действия составных частей электронной подписи — сертификата и закрытого ключа, который будет действовать по-прежнему в течение одного года. Такой подход приведет к тому, что необходимо будет "переучить" информационные системы на новый способ проверки действительности электронной подписи», — заключила эксперт Ассоциации «РОСЭУ», советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами «СКБ Контур» Наталья Никитина.