В настоящее время в Российской Федерации отсутствует полноценная нормативная, организационная и технологическая основа для юридически значимого электронного документооборота, а также единые подходы к созданию, обороту, хранению и использованию электронных документов участниками документооборота в хозяйственной деятельности, что приводит к дублированию электронных и бумажных технологий, препятствует переходу к безбумажному цифровому взаимодействию хозяйствующих субъектов, как внутреннему, так и внешнему (взаимодействие с контрагентами).
Договор является наиболее распространенным видом документа, которым обмениваются хозяйствующие субъекты. Отсутствие утвержденного формата договора в электронной форме приводит к необходимости дополнительных затрат хозяйствующих субъектов на согласование такого формата с каждым контрагентом, что приводит к увеличению затрат на доработку информационных систем в связи с необходимостью одновременного поддержания нескольких форматов.
Обсуждаемый формат описывает требования к XML файлам передачи по телекоммуникационным каналам связи документов, выражающих согласованную волю двух лиц в рамках оформления в письменной форме сделок, предметом которых являются любые объекты гражданских прав.
Документ, создаваемый в предлагаемом формате XML, по согласованию сторон может состоять из одного или двух файлов обмена и формироваться как предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.
Напомним, что в ноябре прошлого года размещался PDF/А-3 формат договора, который сейчас находится на стадии согласования в Министерстве финансов Российской Федерации, который планируется в ближайшее время передать на утверждение в Минюст России.
Использование этих форматов позволит организациям автоматизировать внутренние процессы работы с договорными документами, а также ускорить взаимодействие с контрагентами.
XML формат подойдет больше тем компаниям, которые обладают высоким уровнем цифровизации. Он содержит больше потенциальных возможностей для аналитики, так как вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов. С такими фрагментами удобно работать внутренним алгоритмам информационных систем.
PDF-A/3 ориентирован на взаимодействие компаний с разным уровнем цифровой зрелости. С одной стороны, формат позволяет проводить автоматизацию за счет xml части, в которой содержится основная информация из документа, с другой стороны, не требует от второй стороны наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.
Как только утвердят оба формата, при заключении сделок бизнес сможет самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из этих форматов. При этом документ, сформированный по любому из форматов, можно будет без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений.