В 2023 году все российские организации перейдут на обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). В связи с этим у компаний возникают многочисленные вопросы по поводу порядка оформления и использования электронных доверенностей. Эксперты фирмы "1С" (член Ассоциации "РОСЭУ") отвечают на самые распространенные вопросы. О сроках поддержки законодательных изменений, касающихся работы с МЧД в решениях 1С, см. в «Мониторинге законодательства» в разделе «Машиночитаемые доверенности» по ссылке v8.1c.ru/lawmonitor/mashinochitaemye_doverennosti.
Правда ли, что все организации должны уже в начале 2023 года иметь МЧД на своих сотрудников, представляющих интересы компании в ФНС и прочих официальных структурах?
Нет, неправда. В начале 2023 года возможность подписывать электронные документы от имени организаций электронными подписями сотрудников организаций будет сохранена. Электронные подписи сотрудников организаций содержат Ф. И. О. подписантов и реквизиты организации, и поэтому оформлять на них МЧД не потребуется. При этом сам срок перехода на обязательное применение МЧД был перенесен на 01.09.2023 (см. buh.ru/news/uchet_ nalogi/160063), и до этого же момента будет действовать переходный период по использованию квалифицирован- ной электронной подписи без использования МЧД.
Как в 1С оформить МЧД на бухгалтера для представления налоговой отчетности?
Такую доверенность можно сформировать через сервис 1С-Отчетность (portal.1c.ru/applications/1C-Reporting), зайдя в раздел Уведомления и нажав команду Создать. Далее в окне Виды уведомлений нужно выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС), заполнить все рек- визиты, указав данные вашего бухгалтера и код инспекции, в которую планируете сдавать отчетность, и отправить сформированную МЧД на регистрацию в ФНС. После регистрации сведения о бухгалтере, на которого была оформлена МЧД, будут добавлены в учетную запись элек- тронного документооборота (ЭДО) с сертификатом электронной подписи и номером оформленной доверенности. В строке состояния статус МЧД примет значение Зарегистрировано. На этом этапе доверенность готова к использованию. См. статью экспертов 1С «Машиночитаемая доверенность: обмен с ФНС и ФСС через „1С-Отчет- ность“» по ссылке buh.ru/articles/documents/150816.
Сформировали МЧД на работника, но не получается ее использовать для отправки налоговой отчетности через 1С. Что делать?
Для того чтобы работник мог представлять налоговую отчетность на основании МЧД, в сервисе 1С-От- четность необходимо настроить сдачу отчетности с использованием оформленной доверенности. Чтобы произвести настройку, нужно пройти по гиперссылке из карточки организации раздела Главное — Организации и в появившейся форме Регистрация в налоговом органе установить переключатель Отчетность подписывает в положение Представитель. После этого нужно перейти по ссылке Заполнить и в открывшейся форме Представитель в поле Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом нужно указать тип доверенности Машиночитаемые доверенности (ФНС). После этого будет открыт список доверенностей, из которого нужно выбрать МЧД на вашего работника, который планирует представлять обязательную отчетность в ИФНС.
В какие госучреждения можно представлять документы и отчитываться на основании МЧД?
Возможность представления электронных документов на основании МЧД существует только для тех ведомств и учреждений, которые на сегодняшний день уже утвердили свои форматы электронных доверенностей. Такие форматы сейчас утверждены ФНС, Банком России и СФР (с 2023 года ПФР и ФСС РФ объединены в Социальный Фонд России (СФР)). Другие ведомства к электронному обмену документами с организациями на основании электронных доверенностей еще не подключены. Соответственно, и отчитываться в них при помощи электронных доверенностей компании не могут. Об изменениях мы сообщим дополнительно. Следите за новостями на сайтах its.1c.ru и buh.ru.
Работает ли МЧД в региональных ИФНС? У нас есть негативный опыт взаимодействия с местными налоговыми, и доверенности приходит- ся отправлять на бумаге.
В настоящее время возможность работы по МЧД поддержана всеми налоговыми инспекциями на территории страны. Оформленные МЧД действуют во всех ИФНС, в которых организация-доверитель состоит на учете. Если возникают какие-либо проблемы с отправкой отчетности при помощи МЧД в конкретную инспекцию, возможно, оформленная доверенность на эту инспекцию попросту не распространяется. Уточните этот вопрос в применяемой учетной программе. Например, в сервисе 1С-Отчетность можно ограничить список ИФНС, для которых будет действовать МЧД. Чтобы уточнить эту информацию, в сервисе на странице доверенности необходимо перейти по ссылке, расположенной рядом с текстом «Органы, для которых действует доверенность», и ознакомиться с перечнем налоговых инспекций, для которых применяется оформленная доверенность.
МЧД для ФНС будет действовать в течение всего срока, на который мы ее оформили, или есть возможность аннулировать доверенность, не дожидаясь истечения срока ее действия?
При оформлении МЧД в доверенности указывают срок ее действия. Но это не значит, что доверитель не сможет аннулировать доверенность до истечения данного срока. Оформленную доверенность вы можете аннулировать в любое время по собственному усмотрению. Чтобы аннулировать МЧД ФНС, нужно заполнить специальное заявление в формате, рекомендованном письмом ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. В 1С доверенность отзывают в сервисе 1С-Отчетность по команде Отозвать, располагаемой в командной строке формы МЧД со статусом Зарегистрировано, указывая причину отзыва.
Можем ли мы использовать одну и ту же МЧД (на бухгалтера) для отправки отчетов в налоговую и в фонды?
Нет, не можете. Сейчас единого формата электронной доверенности для сдачи отчетности не существует. В ФНС действует собственный формат МЧД, утв. приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Универсальную МЧД для сдачи любой отчетности пока сформировать невозможно.
Можно ли сделать электронную доверенность для сдачи отчетности на физлицо, которое не является сотрудником нашей организации?
Да, можно. Действующее законодательство не содержит обязательного требования, согласно которому физ- лицо, на которое оформляется электронная доверенность, должно непременно являться работником компании-доверителя. МЧД в принципе можно оформить на любое лицо, которому планируется доверить сдачу обязательной отчетности и совершение других юридически значимых действий. Главное, чтобы оформленная электронная доверенность содержала в себе все обязательные реквизиты, установленные приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857, и была подписана усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании.
Руководитель организации получил в УЦ ФНС квалифицированный сертификат. Какой да- лее порядок действий необходимо выполнить, чтобы передать право подписи в налоговых от- четах своему заместителю на время отпуска?
Для представления налоговой отчетности в ИФНС на заместителя директора организации необходимо офор- мить электронную доверенность по формату, утв. приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Оформленную доверенность нужно подписать сертификатом электронной подписи директора и направить ее на регистрацию в ФНС. После регистрации налоговиками заместитель на основании МЧД может представлять в инспекцию любые налоговые декларации, расчеты и прочую отчетность.
Можно ли сдавать в Росстат отчеты по МЧД через сервис 1С?
Нет, в данный момент такая возможность отсутствует. Дело в том, что Росстат еще не перешел на прием статотчетности по МЧД. Ведомство пока что только договорилось с ФНС о внедрении в работу по сбору статистической отчетности приложения «Машиночитаемые доверенности», работающего на базе платформы налоговой службы. При этом полноценный переход на прием и сдачу статотчетности на основании МЧД ФНС будет осуществлен только в 2023 году. Точная дата такого перехода чиновниками не называлась. Как только это произойдет, возможность представления статотчетности по МЧД будет также поддержана и в 1С. Об изменениях мы сообщим дополнительно. Следите за новостями на сайтах its.1c.ru и buh.ru.
Нужно ли при ЭДО с контрагентами оформлять МЧД на сотрудников?
Нет, не обязательно. В рамках электронного документооборота с контрагентами организации и индивидуальные предприниматели (ИП) могут подписывать и обмениваться документами как через своих руководителей, действующих от имени компании без оформления доверенностей, так и через уполномоченных на то сотрудников. В последнем случае электронные документы для их передачи контрагентам можно подписывать двумя способами.
Первый способ — подписание электронного документа квалифицированной электронной подписью ком- пании, содержащей персональные данные сотрудника, который наделен правом подписывать электронные документы от имени компании.
Второй способ — подписание документа личной электронной подписью работника. Главное отличие между этими вариантами подписания электронных документов состоит в том, что во втором случае сотруднику, подписывающему документы компании для контрагентов помимо сертификата физического лица (личной электронной подписи) требуется еще и машиночитаемая доверенность, оформленная на него от имени компании. В первом же случае для подписания и передачи документов в рамках ЭДО с контрагентами уполномоченным работникам не нужна МЧД — они имеют право на подписание электронных документов от имени организации на основании сертификата сотрудника компании. В настоящее время компании самостоятельно решают, как именно организовывать ЭДО с контрагентами — с оформлением МЧД на имя сотрудников или же без оформления МЧД. Использование МЧД не является обязательным.
На какой срок мы можем оформить машиночитаемую доверенность?
Законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица. При этом в МЧД (если это позволяет конкретный формат, по которому оформляют доверенность) можно вообще не указывать срок ее действия. Если в доверенности не указан срок ее действия, то она, согласно статье 186 ГК РФ, будет действовать в течение года. При этом указанный в доверенности срок действия не мешает при необходимости досрочно отменить (отозвать) МЧД.
По какому формату оформлять доверенность на сотрудника, на которого планируется возложить обязанности по обмену электронными документами с контрагентами?
Для ЭДО с контрагентами применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая уполномочен- ным федеральным органом на едином портале государственных и муниципальных услуг (ч. 1 ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Соответственно, следует использовать формат доверенности, опубликованный на Госуслугах, — см. partners.gosuslugi.ru/catalog/eservice-form.
Какие реквизиты должна содержать МЧД при ЭДО с контрагентами?
Если компания решает оформлять на своих работников МЧД в целях подписания и передачи ими электронных документов контрагентам, то формируемые доверенности должны соответствовать требованиям, установленным приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. В МЧД, применяемой в ЭДО с контрагентами, должны быть указаны сведения о доверителе (для ИП — Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер; для организации — наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе) и сведения о представителе (Ф. И. О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН).
Также МЧД должна содержать дату совершения доверенности, срок ее действия (при его наличии), перечень полномочий представителя, номер доверенности и усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность.
Можем ли мы использовать одну МЧД на бухгалтера и для сдачи отчетности в ФНС, и для подписания документов с контрагентами?
Нет, в настоящее время использование одной машиночитаемой доверенности и для сдачи отчетности, и для подписания документов с контрагентами не предусмотрено. МЧД для работы с контрагентами необхо- димо оформить отдельно.
С какими полезными материалами 1С о МЧД можно ознакомиться бухгалтеру?
Читайте материалы экспертов 1С на сайте buh.ru:
• МЧД в 2023 году: создание и использование в 1С — см. buh.ru/articles/documents/161904;
• Использование машиночитаемых доверенностей в «1С:Бухгалтерии 8» — см. buh.ru/news/uchet_nalogi/ 154078;
• Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) зарегистрировать машиночитаемую доверенность в ФНС, используя сервис 1С-Отчетность (+ видео) — см. buh.ru/articles/ faq/150955;
• Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) зарегистрировать машиночитаемую доверенность в ПФР, используя сервис 1С-Отчетность (+ видео) — см. buh.ru/articles/ faq/154969;
• Оформление МЧД для государственных органов и вне- бюджетных фондов в программах 1С — см. buh.ru/ articles/documents/155505;
• Машиночитаемая доверенность: что это такое, как оформить и использовать в 1С — см. buh.ru/articles/ documents/153081.
Фирма "1С" приглашает 5 апреля 2023 года (среда) на весенний Единый семинар фирмы "1С" для бухгалтеров и руководителей. Подробная информация и регистрация - на сайте es.1c.ru . Мероприятие бесплатное.
