Представители бизнеса рассказали об опыте внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) на секции «Развитие кадрового электронного документооборота в организации» Всероссийского Форума ЭДО'2022. Статистику по переходу на КЭДО среди своих клиентов представили заместитель генерального директора «Такском» Василий Зудин и руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке Юлия Попова.
Президент Ассоциации «РОСЭУ» Юрий Малинин выступил с докладом на тему «Кадровый ЭДО – готовы ли компании и сотрудники к его использованию?» на основе исследования Аналитического центра РОСЭУ. Оно позволило определить уровень внедрения КЭДО в компаниях и осведомлённость сотрудников о возможностях дистанционного взаимодействия с работодателем.
Согласно исследованию, планируют перейти или уже перешли на КЭДО 68,7% компаний. Среди причин, по которым организация ещё не перешла на данный формат взаимодействия с сотрудниками, отмечается то, что 11% не понимают экономическую целесообразность, другие 11% не готовы тратить ресурсы, и им достаточно бумажного взаимодействия, а большинство опрошенных (78%) выбрали вариант «другие приоритеты».
Практически в равной степени компании разделились в ответе на вопрос о наличии прописанной в локальных нормативных актах возможности перехода на КЭДО. Прописали такую возможность 54,2% организаций.
Также опрос показал, что лишь половина компаний (56,3%) обеспечила возможность выпуска электронной подписи для сотрудников при переходе на электронный кадровый документооборот. При этом почти половина респондентов (47,9%) сообщили о том, что персонал не уведомлён о возможности перехода на КЭДО, а 29,2% опрошенных не знают, как и где получить электронную подпись для работы в системах.
Василий Зудин рассказал о теоретической части вопроса, представил инструкцию для организаций, которые планируют перейти на новый способ взаимодействия со своими сотрудниками, а также ответил на ряд часто задаваемых вопросов. Среди плюсов перехода были названы:
-
Повышение эффективности кадровых процессов
-
Рост производительности труда
-
Ускорение кадрового администрирования
-
Снижение влияния человеческого фактора
-
Уменьшение временных затрат на низкоуровневые процессы администрирования бумажных документов
Артур Загитов, руководитель департамента развития продуктов и услуг компании «Такском», представил на форуме комплексное решение для кадрового электронного документооборота.
– Создавая сервис, мы заботились о комфорте пользователей. Нашей целью было максимальное упрощение работы HR-отдела, предельное ускорение коммуникаций кадровиков с сотрудниками. IT-компания «Такском» сейчас переходит на кадровый электронный документооборот. Коллеги привыкают, но уже отметили удобства применения КЭДО: скорость, экономичность, универсальность. Это особенно полезно сотрудникам на «удалёнке», – рассказал Артур Загитов.
На основе опыта компаний «Такском» и Mazars Артур Загитов поделился этапами внедрения КЭДО. Он выделил несколько стадий:
-
Предварительное обследование
-
Технико-экономическое обоснование: анализ «затраты/эффект»
-
Создание проектной группы: департамент по работе с персоналом, проектный одел, системно-техническое управление
- Определение ролей в проекте, зон ответственности и полномочий
-
Определение задач и подготовка дорожной карты проекта
-
Выполнение задач согласно дорожной карте
Артур Загитов отметил, что самое важное для внедрения КЭДО – это проект. Для этого требуется проектная группа с администратором – экспертом по КЭДО, с наделением необходимых полномочий, погружением в процессы и их администрированием. Также важно сразу решать выявленные трудности. Результатом, по его словам, станет максимально быстрое внедрение и лояльность сотрудников.
По мнению представителя «Такскома», демонстрация удобства кабинетов ЭДО, собственный пример руководства, понятные и описанные доступным языком процессы, база знаний по часто задаваемым вопросам, постоянная коммуникация с сотрудниками
через внутренние чаты – это залог успеха при внедрении КЭДО.
При внедрении КЭДО в компании Mazars, одну из ведущих международных аудиторских, налоговых и консалтинговых компаний, была выявлена нехватка требуемых проектных специалистов. Для решения этой проблемы в проектную команду были включены специалисты «Такском», оказавшие поддержку как при проработке архитектуры решения, так и при проведении интеграции.
Доклад, посвященный переходу СКБ Контур на электронные документы с 10 000 сотрудников, подготовила Юлия Попова. Эксперт рассказала о предпосылках, алгоритме внедрения, вызовах на этапе запуска и результатах:
«К эксперименту Минтруда по переходу на кадровые электронные документы СКБ Контур присоединился летом 2020 года. Для работодателя с почти 10 000 сотрудников было важно упростить кадровый учёт. Кроме того, компания входила в рабочую группу, которая готовила предложения по изменению трудового законодательства по итогам эксперимента. После проведения пилота и закрепления положений о кадровом ЭДО в Трудовом кодексе мы масштабировали опыт».
По словам Юлии, сейчас около 10 000 сотрудников подписывают документы в электронном виде. На создание одного кадрового документа уходит две минуты вместо 23, как было раньше. Сократились расходы, сотрудники отмечают удобство онлайн-формата, а опыт реализации кадрового ЭДО помог в разработке решения для клиентов СКБ Контур.
Советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами СКБ Контур Наталья Никитина отметила, что представление кейса по переходу на кадровый ЭДО вызвало интерес у участников форума:
«Тема перехода на ЭДО в кадрах стала актуальной для бизнеса после принятия поправок в Трудовом кодексе, которые закрепили использование кадровых электронных документов. Преимущества ЭДО очевидны для организаций. Остаются вопросы технического и правового характера. Так, после выступления на площадке форума у нас спрашивали, какие виды документов переведены в электронный вид в СКБ Контур, какие электронные подписи применяются и как выбрать тип подписи для сотрудников и работодателя».
_____________
В случае использования материалов Ассоциации "РОСЭУ" пользователь обязан указывать ссылку на телеграм-канал "Всё про ЭДО", как на источник информации.