19 сентября 2023 года в формате онлайн-конференции прошел 11-й ежегодный Russian Enterprise Content Summit 2023 (RECS’2023), на котором представители власти и бизнеса обсуждали наиболее актуальные современные технологии управления корпоративным контентом организации (ЕСМ), внутреннего и внешнего электронного документооборота, а также практику их реализации в российских организациях.
Открыл мероприятие заместитель начальника Управления ЭДО ФНС России Илья Присяжнюк, раскрывший основные актуальные вопросы нормативно-правового регулирования отрасли электронного документооборота, включая обзор Федерального закона от 04.08.2023 № 457 о внесении изменений в закон «Об электронной подписи». По его словам, изменения внесли поправку о продлении переходного периода использования сертификата сотрудников на один дополнительный год. Однако стоит отметить, что поправка действует по отношению к сертификатам до 1 сентября 2024. «Изменения позволяют выдавать сертификаты филиалам иностранных компаний и фактически трансграничное взаимодействие стало юридически возможным благодаря признанию электронных подписей иностранных государств на основании соглашения между хозяйствующими субъектами», – подчеркнул представитель ФНС России.
Президент Ассоциации «РОСЭУ» Юрий Малинин принял участие в пленарной сессии мероприятия, на которой представил доклад на тему «Цифровизация регионов: развитие электронного документооборота в субъектах России». В ходе выступление спикер отметил, что регионы России проявляют особый интерес к цифровизации, а также внедрению электронного документооборота. «На текущий момент можно отметить чёткий тренд на повышение вовлечённости регионов к переводу документооборота в электронной формат. Несмотря на некоторые барьеры интеграции ЭДО, можно констатировать, что субъекты России внедряют цифровую организацию документов для оптимизации бизнес-процессов, ярким тому подтверждением являются такие регионы, как Алтайский край, Свердловская область, Ямало-Ненецкий автономный округ», – прокомментировал ход цифровизации регионов президент профильной ассоциации.
Помимо пленарной дискуссии, эксперты Ассоциации «РОСЭУ» приняли участие и в других сессиях мероприятия, на которых подробно раскрыли актуальные для отрасли темы, такие как: внутренний ЭДО, взаимодействие систем операторов, юридически значимый документооборот, маршрутизацию документов, роуминг между операторами ЭДО.
Руководитель проекта компании «Служба налогоплательщика», эксперт Ассоциации «РОСЭУ» Никита Степанов рассказал о юридически значимом электронном документообороте, о существующих форматах электронных документов, МЧД, практике получения электронных подписей. В рамках доклада спикер раскрыл процедуру получения ЭП в том числе для работников иностранных посольств, отметим, что в 2022 году в связи с изменениями в законодательстве возникли проблемы у организаций, которые не входят в ЕГРН, но находятся на территории России, не имеющих в своём штате сотрудников граждан РФ. Такими организациями являются посольства и представительства иностранных организаций. Каждый УЦ имеет собственный список документов, необходимых для получения КЭП для иностранных представителей. По мнению спикера, именно поэтому требуется единый порядок выдачи КЭП для представителей зарубежных стран посредством внесения в нормативно-правовой акт порядка или выпуска регламента.
Директор направления ЮЗЭДО и решения TerraLink xDE компании «ТерраЛинк», эксперт Ассоциации «РОСЭУ» Зарина Сафиуллина выступила с докладом на тему «Как ускорить маршрутизацию электронных документов», а также приняла участие в дискуссии, посвящённой трендам автоматизации документов. В ходе обсуждения была затронута тематика использования искусственного интеллекта при работе с электронными документами: «Есть вероятность, что отдельные решения, принятые на основе автоматической маршрутизации, могут привести к неоднозначным последствиям. Поэтому роль человека в этом процессе нельзя полностью исключить. Всё же, мы используем элементы искусственного интеллекта в роли некоторого подсказчика. В крупных компаниях алгоритмы анализируют документ и советуют сотруднику как лучше его сформировать», – прокомментировал эксперт.
Генеральный директор «ГАРАНТ Электронный экспресс», эксперт Ассоциации «РОСЭУ» Алексей Пауков рассказал об особенностях внедрения внутреннего ЭДО при росте количества используемых систем в условиях цифровизации. В среднем, по данным исследовательской компании Gartner офисный сотрудник использует в своей работе более 10 приложений. Появление систем ЭДО должно облегчить труд в офисе, но на практике часто клиенты используют несколько систем внешнего ЭДО от разных операторов. При этом документооборот остается в большой степени на бумаге – прежде всего в регионах, у малых и средних организаций. Возможности глобальной интеграции информационных систем есть только у крупного бизнеса. Малый и средний бизнес объективно не может себе этого позволить и формирует собственную «корзину» IT-решений, покрывающих наиболее важные и ответственные процессы. Одним из таких процессов является внутреннее согласование решений, как некоторая производная от внутреннего ЭДО. По мнению эксперта, чтобы эффективно внедрять ЭДО в условиях множественности систем и интерфейсов необходимо использовать «силу простоты»: «Простые интерфейсы, понятные маршруты, легкий старт, отсутствие необходимости обучать пользователей "премудростям" и регулярно "заставлять" их использовать систему – все это ключевые преимущества систем "Экспресс Согласование" и "Экспресс Документ". Будущее за простыми решениями, за быстрым стартом и легким использованием, независимо от уровня подготовки пользователей».
Менеджер проектов в Контуре, эксперт Ассоциации «РОСЭУ» Роман Акимов в своем докладе рассказал о работе технологии роуминга, которая была разработана при содействии Ассоциации: «Роуминг позволяет клиентам разных операторов наладить электронный документооборот. Когда провайдеры поддерживают роуминг и он исправно работает, пользователям легче подключить своих контрагентов к ЭДО. Это значит, что развитие роуминга вносит свой вклад в общий прирост трафика электронных документов. В последние 2–3 года мы выделили дополнительные кадровые ресурсы, пересмотрели организационные вопросы и приняли участие в доработке технологии роуминга. Как результат наблюдаем рост роумингового трафика и количества пар на уровне выше общего по сервису. Также развитию роуминга способствует вовлеченность остальных операторов и ФНС России», – отметил Роман Акимов.
Директор по продажам и маркетингу компании «ОВИОНТ ИНФОРМ», эксперт Ассоциации «РОСЭУ» Татьяна Костылева выступила с докладом на тему «Взаимодействие систем операторов ЭДО и систем корпоративного хранения электронных документов». В ходе доклада было отмечено, что построение корпоративных электронных архивов является отдельной актуальной задачей, логически следующей за задачами автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета и представления отчетности в контролирующие органы. Системы архивного хранения должны обеспечивать юридическую значимость электронных документов на всем протяжении срока их жизни, предоставлять возможность получения на хранение документов из различных источников – прежде всего систем операторов ЭДО, иметь гибкий инструмент атрибутивного и полнотекстового поиска документов, а также обеспечивать дополнительные возможности, отличающие системы архивного хранения от систем ЭДО и СЭД.
Более детально с презентациями спикеров можно ознакомиться по ссылке.
Онлайн-конференция RECS’2023 позволяет артикулировать важные тезисы как со стороны представителей органов государственной власти, так и со стороны бизнеса. Помимо этого, слушатели смогли задать спикерам интересующие их вопросы, что сделало мероприятие дискуссионным. Продолжение обсуждения актуальных вопросов отрасли планируется на Международном Форуме ЭДО, который состоится 1 ноября 2023 года.
