Развитие ТЭК напрямую зависит от внедрения цифровых технологий. Их часто называют «тюнингом для отрасли», так как именно они позволяют перейти на новый уровень организации бизнес-процессов, будь то добыча углеводородов или автоматизация кадрового документооборота.
Главная проблема на этом пути – разработка оригинального отечественного программного обеспечения, которое бы ни в чем не уступало мировым аналогам и отвечало всем необходимым корпоративным требованиям. И первым среди нефтегазовых гигантов эту задачу решил «ЛУКОЙЛ». Начиная с декабря текущего года, все подразделения Группы поэтапно переходят на электронный кадровый документооборот.
Часть общей стратегии
Формальным поводом для масштабных преобразований стало приведение деятельности в соответствие с изменениями в Трудовом кодексе РФ в рамках Федерального закона № 377-ФЗ об использовании электронного документооборота без дублирования на бумажных носителях. Но, как заверяют в компании, этот шаг – часть общей стратегии по цифровизации внутренних процессов.
Для реализации задачи была сформирована рабочая группа, в которую вошли представители внешнего подрядчика и профильных подразделений компании.
При разработке ПО пришлось учитывать несколько важных составляющих. Во-первых, более половины сотрудников ЛУКОЙЛа – представители рабочих специальностей, не привязанные к офисам и стационарным компьютерам. На первом этапе реализации проекта они смогут подключаться к системе, используя возможности Личного кабинета на корпоративном портале.
Во-вторых, необходимо было привести к единообразию все кадровые документы группы, параллельно оптимизировав их количество. В результате было упразднено 11 приказов, созданы универсальные шаблоны заявок, унифицированы все кадровые стандарты Группы «ЛУКОЙЛ».
Пожалуй, наибольшее внимание было уделено системе безопасности. В соответствии с разработанными правилами все пользователи проходят двойную верификацию. Основной этап – использование индивидуальной цифровой подписи. Плюс все документы хранятся на серверах компании, что дополнительно защищает персональные данные пользователей.
Ноу-хау отечественного производства
Создание собственного программного продукта, отвечающего всем требованиям международных стандартов, позволят ЛУКОЙЛу начать процесс цифровизации документооборота раньше основных конкурентов по отрасли, а значит, первыми получить все преимущества от отказа от бумажных носителей.
Одно из них – колоссальная экономия времени, которое раньше тратилось на оформление стандартных заявлений. КПД каждого сотрудника увеличится в разы.
Второй большой плюс – сокращение затрат на покупку бумаги и расходных материалов для оргтехники. По подсчетам ЛУКОЙЛа, только в прошлом году в компании было оформлено около 800 тысяч кадровых документов, а это почти 16 тонн бумаги в год!
По планам разработчиков системы, в 2023 году будет запущено мобильное приложение, и все сотрудники Группы смогут удаленно формировать и подписывать кадровые документы буквально в два клика.