Обязательство вступит в силу 1 января 2023 г. (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н, приказ Минфина 15.04.2021 № 61н). С этого же периода организации должны начать применять новые формы первичных документов.
Какие именно организации должны перейти на электронный документооборот
Перейти на ЭДО и использовать унифицированные формы электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 г. должны: организации бюджетной сферы субъектов Российской Федерации и муниципальных образований; федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные казенные организации; другие получатели бюджетных средств.
Что нужно сделать до 2023 г.
До 1 января 2023 г. организации должны: определить, какими формами будут пользоваться в работе — список первички размещен в приложениях Приказов Минфина от 30.03.2015 № 52н и 15.04.2021 № 61н; назначить ответственных за работу и хранение документов; внести новые правила в свою учетную политику.
Правила работы с электронными документами
Организации должны обращать особое внимание на подпись и хранение электронных документов.
Хранить их нужно в двух экземплярах и на разных физических устройствах: например, жестком диске и флеш-носителе. Для контроля, воспроизведения, копирования и перезаписи организация должна использовать только технические и программные средства.
Александр Овчинников, менеджер по развитию направления «Контур.бухгалтерия бюджет: «Для работы с электронными документами организациям понадобится два вида подписи: простая электронная и квалифицированная персонифицированная. Последнюю должны использовать руководители, бухгалтеры и кассиры. Остальным сотрудникам понадобится только простая электронная подпись. Она автоматически встроена в программу “Контур.бухгалтерия бюджет”».
Какой штраф ждет за нарушение правил
Если у организации отсутствуют первичные учетные документы, то должностное лицо могут оштрафовать, так как это грубое нарушение требований к бухучету. При однократном нарушении штраф составит до 10 тыс. руб., при повторном — до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).